用OpenOffice省下2千萬授權費

http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=53182

用OpenOffice省下2千萬授權費

文/王宏仁 (記者) 2009-02-02

聯合報建立完整配套來導入免費OpenOffice，不但省下2千萬元軟體授權費，還能輔導其他企業。

為了降低企業營運成本，聯合報將3千名員工每人必備的微軟文書處理軟體，汰換成免費的自由軟體OpenOffice，省下近2千萬元的軟體授權費。而且不只是節流，聯合報還將導入自由軟體的經驗，轉換成服務，來輔導其他需要導入的機構，也增加了企業的額外收入。 時間回到2年前，聯合報為了汰換舊版的微軟文書軟體，資訊處購買了8百套Office軟體。但是，這些軟體馬上就被申請一空，各部門主管紛紛要求資訊處追加軟體套數。 當時，聯合報系資策會（資訊策略委員會）執行小組召集人何銘傑清查了全公司的軟體需求，發現3千多名員工每天都需要使用文書處理軟體，即使只滿足6成員工的需求，還要花費2千多萬元採購。 因此，何銘傑轉而考慮免費的開源文書處理軟體，他在資訊處找幾位文書處理軟體的重度使用者成立試用小組，一來確認ODF格式（開放文件格式），是否能符合聯合報內部文件的需求，也測試OpenOffice功能的成熟度。 經過1個月的試用，何銘傑發現，功能可以滿足員工需求，但最難是如何協助員工熟悉工具，「必須建立整體配套，才能解決轉換過程的適應問題。」。何銘傑說。 讓員工能帶著軟體走 首先要解決軟體普及率低的問題，為了讓員工到任何地方都可以使用OpenOffice，何銘傑決定自行研發一套可攜式作業平臺UPP（U-Portable-Platform），來降低安裝門檻以及解決普及率不足的問題。 UPP是一套開源的軟體管理程式，可以安裝在隨身碟上，只要將隨身碟插上電腦，就可以自動將預設的自由軟體安裝到電腦中，同時也能套用使用者需要的桌面環境、檔案路徑和環境設定，移除隨身碟後，會自動移除剛剛安裝的軟體，並且清除使用者留下的資訊。 換句話說，只要員工帶著裝有UPP的隨身碟，到任何電腦中，就夠馬上裝好所有需要的軟體，甚至包括聯合報10年前所開發的記者發稿系統，也能將相關dll檔放入UPP平臺中，在沒有發稿系統的電腦中執行。何銘傑還建立了一個軟體更新網站，使用者只要按下更新鈕，就能夠自動更新UPP存在隨身碟中的軟體版本，不需要使用者自行更新。 開發出UPP平臺，解決軟體部署問題後，聯合報在2007年11月開始導入ODF格式。何銘傑透過聯合報內部各單位的資訊聯絡人，來協助教育訓練工作。何銘傑安排這1百位資訊聯絡人參加整天的教育訓練，資訊處集中力量來支援資訊聯絡人，如提供客服電話等，再由他們回到各單位協助其他人。 此外，何銘傑也和高層主管溝通，除了公開宣示支持外，也在內部系統分階段禁用微軟Office格式的檔案。 建立導入方法學降低風險 何銘傑學習過去導入Oracle ERP的經驗，將導入過程建立一套方法學，詳細擬定出8大導入步驟，列出35項導入工作，並制訂出38份導入記錄文件。涵蓋了事前準備、建立共識、蒐集企業常用文件格式、常用文件的型態分析、導入規畫與準備、正式導入以及後續推廣等工作。藉由這套導入方法學的建立，何銘傑讓導入過程有法可循。 聯合報將導入自由軟體的過程，向經濟部工業局申請計畫，不但省下2千萬軟體授權費，還可以獲得經費補助。此外，何銘傑進一步將這套自由軟體的導入方法學，轉換成聯合報子公司數位聯經的收費服務，開始協助其他機構導入OpenOffice和UPP，去年底已經開始輔導宜蘭縣政府1千8百位員工轉換文件格式。文☉王宏仁 聯合報系資策會執行小組召集人何銘傑表示，每次e化都是變革，需要有方法。建立詳盡的步驟，看似呆板，其實，照著程序做的風險才會最低。